Notas por pagar
Información
Las notas son los diferentes documentos que modifican el monto de una cuenta o factura por pagar. En el módulo Notas los usuarios pueden gestionar todas las notas de crédito o débito de los documentos por pagar de empresa. La gestión de las notas incluye el registro, la edición y la revisión de las mismas.
Registrar nota de crédito#
En la sección Registrar nota de crédito los usuarios pueden registrar notas de crédito para una o varias facturas o cuentas de un mismo proveedor.
- Proveedor: En el campo Proveedor se indica a cuál proveedor está asociada la nota de crédito. Además, para mayor información se muestra algunos datos útiles del proveedor seleccionado.
- Cuenta contable(debe): En el campo Cuenta contable(debe) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Debe del asiento contable.
- Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de crédito. El número debe ser diferente a cualquier otra nota registrada para facturas o cuentas por pagar.
- Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de crédito.
- Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la fecha actual. Al terminar el proceso de creación, la fecha se convierte en la fecha de registro de la nota de crédito.
- Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de crédito.
- Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de crédito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
- Cuenta por cobrar: En el campo Cuenta por cobrar se puede ingresar una cuenta por cobrar de la cual se toma el monto para pagar los documentos del proveedor seleccionado.
- Saldo: En el campo Saldo se debe ingresar el monto correspondiente a la nota de crédito.
Bajo la información de la nota de crédito aparece el botón Guardar. Al guardar la información de la nota el sistema redirige a la sección Editar de la misma. La sección Editar permite modificar la mayoría de los datos ingresados y asignar los pagos correspondientes a las facturas y cuentas por pagar.
Editar nota de crédito#
Una vez la nota de crédito es creada es necesario asignar los montos a cada una de las cuentas y facturas por pagar disponibles. Además, en la sección Editar es posible modificar los datos generales ingresados en la sección Registrar nota de crédito.
Oculto bajo la pestaña Información de la nota se encuentra la información general de la nota de crédito.
En la sección Información del proveedor se muestra información útil del proveedor de la nota de crédito. Nótese que en esta sección el proveedor no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar el proveedor, la nota debe ser eliminada.
Cuenta contable(debe): En el campo Cuenta contable(debe) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Debe del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de crédito. El número debe ser diferente a cualquier otra nota registrada para facturas o cuentas por pagar.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de crédito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la en la que fue registrada la nota de crédito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de crédito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de crédito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Cuenta por cobrar: En la sección Cuenta por cobrar se muestra información útil de la cuenta por cobrar utilizada para pagar la nota de crédito. Nótese que en esta sección la cuenta por cobrar no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar la cuenta por cobrar, la nota debe ser eliminada.
Monto máximo: En el campo Monto máximo se muestra el monto máximo que se puede utilizar para pagar. Nótese que en esta sección el monto no es editable; lo que implica que de existir un error al asignar el monto o seleccionar la cuenta por cobrar, la nota debe ser eliminada.
Para guardar los datos modificados es necesario presionar el botón Guardar ubicado al final de la sección oculta.
Sobre el listado aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre las cuentas o facturas por pagar, lo que agiliza el acceso sobre estos documentos.
Número: El campo Número filtra los documentos que contengan en su número el texto ingresado.
Fecha de vencimiento desde: El campo Fecha de vencimiento desde filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento posterior a la ingresada.
Fecha de vencimiento hasta: El campo Fecha de vencimiento hasta filtra los documentos con la fecha de vencimiento anterior a la ingresada.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de detalles se muestran todas las facturas y cuentas por pagar del proveedor que se encuentren en el estado Listas para pagar. En el campo monto aplicado se debe ingresar el monto a pagar. Nótese que la cuenta contable no es editable si el pago se realiza por medio de una cuenta por cobrar.
El botón Limpiar remueve el monto asignado de todas las cuentas o facturas por pagar que aparecen en el listado. El botón Todo asigna el monto del comprobante en orden descendente hasta acabar el saldo o se llegue al final del listado de cuentas o facturas por pagar.
En la sección de montos se muestra el saldo y el total asignado en la nota de crédito.
El botón Buscar y cargar nuevos documentos busca nuevas facturas o cuentas por pagar registradas posterior a la nota de crédito.
El botón Asiento contable permite crear un asiento contable para la nota de crédito. Si el asiento contable ya existe, el botón redirige al usuario hacia ese asiento.
El botón Finalizar aplica los montos asignados a las facturas y cuentas por pagar.
El botón Eliminar remueve de forma irreversible la nota de crédito del sistema. Registrar nota de débito
En la sección Registrar nota de débito los usuarios pueden registrar notas de débito para una o varias facturas o cuentas de un mismo proveedor.
Proveedor: En el campo Proveedor se indica a cuál proveedor está asociada la nota de débito. Además, para mayor información se muestra algunos datos útiles del proveedor seleccionado.
Cuenta contable(haber): En el campo Cuenta contable(haber) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Haber del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de débito. El número debe ser diferente a cualquier otra nota registrada para facturas o cuentas por pagar.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de débito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la fecha actual, Al terminar el proceso de creación, la fecha se convierte en la fecha de registro de la nota de débito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de débito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de débito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Saldo: En el campo Saldo se debe ingresar el monto correspondiente a la nota de débito.
Bajo la información de la nota de débito aparece el botón Guardar. Al guardar la información de la nota, el sistema redirige a la sección Editar de la misma. La sección Editar permite modificar la mayoría de los datos ingresados y asignar los montos correspondientes a las facturas y cuentas por pagar.
Editar nota de débito#
Una vez la nota de débito es creada es necesario asignar los montos a cada una de las cuentas y facturas por pagar disponibles. Además, en la sección Editar es posible modificar los datos generales ingresados en la sección Registrar nota de débito.
Oculto bajo la pestaña Información de la nota se encuentra la información general de la nota de débito.
En la sección Información del proveedor se muestra información útil del proveedor de la nota de crédito. Nótese que en esta sección el proveedor no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar el proveedor, la nota debe ser eliminada.
Cuenta contable(haber): En el campo Cuenta contable(haber) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Haber del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de débito. El número debe ser diferente a cualquier otra nota registrada para facturas o cuentas por pagar.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de débito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la en la que fue registrada la nota de débito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de débito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de débito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Para guardar los datos modificados es necesario presionar el botón Guardar ubicado al final de la sección oculta.
En la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado de cuentas y facturas por pagar, lo que agiliza el acceso sobre estos documentos.
Número: El campo Número filtra los documentos que contengan en su número el texto ingresado.
Fecha de vencimiento desde: El campo Fecha de vencimiento desde filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento posterior a la ingresada.
Fecha de vencimiento hasta: El campo Fecha de vencimiento hasta filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento anterior a la ingresada.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de detalles se muestran todas las facturas y cuentas por pagar del proveedor que se encuentren en el estado Listas para pagar. En el campo monto aplicado se debe ingresar el monto por añadir.
En la sección de montos se muestra el saldo por asignar de la nota y el total asignado en la nota de débito. Cómo el monto ingresado al crear la nota de débito es de referencia, el saldo del mismo modo solo indica la diferencia y permite ingresar un monto mayor.
El botón Buscar y cargar nuevos documentos busca nuevas facturas o cuentas por pagar registradas posterior a la nota de débito.
El botón Asiento contable permite crear un asiento contable para la nota de débito. Si el asiento contable ya existe, el botón redirige al usuario hacia ese asiento.
El botón Finalizar aplica los montos asignados a las facturas y cuentas por pagar.
El botón Eliminar remueve de forma irreversible la nota de débito del sistema.
Listado de notas de crédito/débito#
En Listado de notas de crédito o débito los usuarios tiene acceso a todas las notas de la empresa y a realizar diferentes acciones sobre las mismas.
En la esquina superior derecha aparece un acceso rápido a las opciones Registrar nota de débito y Registrar nota de crédito respectivamente.
En la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado, lo que agiliza el acceso sobre las diferentes notas de crédito o débito.
Origen: El campo Origen filtra las notas según se seleccione Convencional o Ministerio de hacienda.
Tipo: El campo Tipo filtra las notas según se seleccione Crédito o Débito.
Código: El campo Código filtra las notas que contengan en su código el texto ingresado.
Fecha desde: El campo Fecha desde filtra las notas registradas con la fecha posterior a la ingresada.
Fecha Hasta: El campo Fecha hasta filtra las notas registradas con la fecha anterior a la ingresada.
Estado: El campo Estado filtra las notas por el estado ingresado. Las opciones disponibles son: En proceso y Finalizada.
Cuenta contable: El campo Cuenta contable filtra las notas que utilicen la cuenta contable seleccionada.
Documento de referencia: El campo Documento de referencia filtra las notas que utilicen la cuenta por pagar seleccionada.
Proveedor: El campo Proveedor filtra las notas que pertenezcan al proveedor seleccionado.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de notas aparecen los campos Origen, Tipo, Código, Fecha de emisión, Moneda, Monto y Estado, los cuales son necesarios para identificar fácilmente a cada una de las notas.
Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada uno de las cuentas por pagar registradas en la empresa.
Ver#
En la sección Ver se muestra toda la información referente a la nota.
En la información general aparece los datos propios de la nota, los mismos datos ingresados al registrar la nota de crédito o débito.
En la sección Proveedor aparece la información referente al proveedor de la nota.
En la sección Asiento contable aparece el acceso al asiento contable de la nota, o de no existir uno, la opción para crear el asiento.
En la sección inferior aparecen los montos asociados a la nota.
En la esquina inferior izquierda, aparece la opción Reabrir la cual devuelve la nota al estado En proceso. Este estado permite nuevamente la edición de la nota.
Editar#
En la sección Editar se permite modificar la información de la nota. La sección mostrada varía según se seleccione una nota de débito o crédito.
Eliminar#
La opción Eliminar remueve la nota seleccionada del sistema. La opción solo aparece disponible si el asiento aún no ha sido contabilizado y mientras la nota se encuentra en proceso. La opción de eliminar es irreversible.