Periodos
Crear asiento de cierre#
En la secci贸n Crear asiento de cierre se puede realizar un solo asiento contable para todos los documentos que no posean uno. Esta acci贸n no es recomendable para todas las empresas, por lo que se sugiere mantener la contabilidad al d铆a y crear un asiento contable por cada documento.
Al ingresar a la secci贸n Crear Asiento de cierre se muestra una pantalla de verificaci贸n la cual indica el periodo que se encuentra por cerrar.
Al presionar el bot贸n Verificar se busca, dentro del periodo por cerrar, los documentos en proceso de creaci贸n, debido a que el cierre debe ingresar un asiento contable y cada documento debe encontrarse finalizado.
Si existe alg煤n documento en proceso, en la pantalla se muestra la cantidad y un listado agrupado por pesta帽as seg煤n los diferentes tipos de documentos encontrados. Bajo la columna Acciones aparece la opci贸n de editar si se encuentra disponible para el objeto con la finalidad que el usuario se encargue de finalizar o eliminar el documento de ser necesario.
Una vez que todos los documentos dentro del periodo por cerrar se encuentren finalizados, el sistema muestra un bot贸n que permite la creaci贸n del asiento contable de cierre con todos los objetos sin un asiento contable ya registrado.
Al intentar crear el asiento de cierre, el sistema muestra una ventana de verificaci贸n y adem谩s, solicita el tipo de cambio con el que se debe crear el asiento contable.
Una vez que todos los documentos dentro del periodo por cerrar se encuentren finalizados, el sistema se encarga de crear un asiento contable que abarca todos los objetos y registra cada uno de los movimientos. Bajo la columna Acciones aparece un acceso a la secci贸n Editar del asiento contable creado. Dicho asiento contable debe ser contabilizado por un usuario con los permisos correspondientes.
Crear asientos de diferencial cambiario#
Para realizar un cierre de periodo es necesario ejecutar antes el proceso de diferencial cambiario. El proceso de diferencial se encarga de ajustar los montos de los movimientos registrados dentro del periodo a cerrar al tipo de cambio de dicho cierre. Para que el diferencial cambiario pueda llevarse a cabo, es necesario que todos los documentos del sistema tengan registrado un asiento contable y cada uno de los asientos debe encontrarse contabilizado.
Si el periodo cumple con todos los requisitos para ser cerrado, en la secci贸n se muestra el bot贸n de crear asiento; de lo contrario, se muestra un mensaje con las acciones que se deben realizar como requisitos para el diferencial cambiario.
Una vez el diferencial cambiario es realizado, se muestra una p谩gina con la informaci贸n del proceso de diferencial cambiario y los asientos contables asociados. Los asientos contables deben ser contabilizados por un usuario con los permisos correspondientes.
Si uno de los dos asientos contables generados por el sistema no aplica o no tiene montos, el usuario puede proceder a eliminar dicho asiento contable.
Cuando los asientos contables son contabilizados el estado se muestra junto a los asientos y se habilita la opci贸n para realizar el cierre de periodo en la secci贸n Periodos cerrados.
Periodos#
En la secci贸n Periodos se gestionan los periodos ya cerrados, y adem谩s, se permite cerrar el periodo vigente, el cual ser铆a el siguiente mes del 煤ltimo periodo cerrado.
Para encontrar periodos espec铆ficos, en la parte superior izquierda aparece la opci贸n que habilita el buscador. Este buscador realiza filtros seg煤n las fechas de los periodos.
Fecha inicio desde: El campo Fecha inicio desde filtra los periodos con fecha de inicio superior a la fecha ingresada.
Fecha inicio hasta: El campo Fecha inicio desde filtra los periodos con fecha de inicio inferior a la fecha ingresada.
La opci贸n Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opci贸n Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de periodos se muestra la informaci贸n Fecha de inicio, Fecha final, y Estado. La informaci贸n anterior es 煤til para identificar cada uno de los periodos.
Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada uno de los periodos cerrados o en proceso de cierre.
Ver En la secci贸n Ver se muestra toda la informaci贸n referente al periodo. La informaci贸n mostrada es la misma que al Cerrar periodo.
Balance de comprobaci贸n En la opci贸n Balance de comprobaci贸n se descarga en formato xlsx el balance de comprobaci贸n referente al periodo seleccionado.
Estado de resultados En la opci贸n Estado de resultados se descarga en formato xlsx el estado de resultados referente al periodo seleccionado.
Balance general En la opci贸n Balance general se descarga en formato xlsx el balance general referente al periodo seleccionado.
Estado de las cuentas por pagar En la opci贸n Estado de las cuentas por pagar se descarga en formato xlsx el estado de las cuentas por pagar al periodo seleccionado.
Estado de las cuentas por cobrar En la opci贸n Estado de las cuentas por cobrar se descarga en formato xlsx el estado de las cuentas por cobrar al periodo seleccionado.
Estado de las cuentas bancarias En la opci贸n Estado de las cuentas bancarias se descarga en formato xlsx el estado de las cuentas bancarias al periodo seleccionado.
Cerrar periodo#
Dentro de la secci贸n Periodos se encuentra la opci贸n que permite al usuario, si tiene los permisos correspondientes, efectuar el cierre de periodo.
En la esquina superior izquierda aparece la opci贸n Cerrar periodo. Al presionar el bot贸n, se realiza la verificaci贸n de los requerimientos previos al cierre y se le indica al usuario si es posible, o no, cerrar el periodo.
La verificaci贸n del cierre muestra los mensajes necesarios para que el usuario conozca el proceso que se debe realizar antes de cerrar el periodo.
Si el periodo se encuentra listo para cerrar, en la pantalla se muestra un mensaje que indica el periodo por cerrar y un bot贸n para efectuar el proceso de cierre.
Una vez realizado el cierre de periodo el sistema muestra una pantalla con la informaci贸n del periodo, los reportes Balance de comprobaci贸n, Estado de resultados, Balance general, Estado de las cuentas por pagar y Estado de las cuentas por cobrar en las monedas Colones y D贸lares.
Adem谩s, se muestra un listado con el balance de todas las cuentas contables registradas en el sistema.
Bajo el listado de cuentas contables, aparece una lista de acciones.
El bot贸n Asiento de ajuste permite realizar asientos contables para ajustar los montos presentes en los reportes y las cuentas contables.
El bot贸n Actualizar, se habilita luego de realizar un asiento de ajuste y vuelve a generar los reportes con los ajustes realizados.
El bot贸n Reabrir, devuelve el periodo al estado abierto que permite volver a registrar movimientos en el sistema para ese periodo.
El bot贸n Cerrar termina definitivamente la edici贸n del periodo y se puede continuar con el siguiente.
Cierre fiscal#
El cierre fiscal es un proceso adicional al cierre de periodo que puede hacerse para cualquier periodo cuando cumple las siguientes condiciones :
- Es el 煤ltimo periodo que se ha cerrado
- El periodo se encuentra cerrado definitivamente
- Haber definido la cuenta contable de utilidad/p茅rdida de periodo
Cuando el periodo cumple con dichas condiciones, desde la secci贸n donde se ve la informaci贸n del cierre y reportes del periodo, se muestra el siguiente bot贸n para iniciar el cierre del periodo fiscal.
El bot贸n aparece al final de la p谩gina.
Cuando se pulsa el bot贸n, se inicia el proceso del cierre fiscal, el cual mostrar谩