Notas
Información
Las notas son los diferentes documentos que modifican el monto de una cuenta o factura por cobrar. En el módulo Notas los usuarios pueden gestionar todas las notas de crédito o débito de los documentos por cobrar de empresa. La gestión de las notas incluye el registro, la edición y la revisión de las mismas.
Crear nota de crédito#
En la sección Crear nota de crédito los usuarios pueden registrar notas de crédito para una o varias facturas o cuentas por cobrar de un mismo cliente.
Cliente:
En el campo Cliente se indica a cuál cliente está asociada la nota de crédito. Además, para mayor información, se muestra algunos datos útiles del cliente seleccionado.
Cuenta contable(haber): En el campo Cuenta contable(haber) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Haber del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de crédito.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de crédito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la fecha actual. Al terminar el proceso de creación, la fecha se convierte en la fecha de registro de la nota de crédito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de crédito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de crédito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Cuenta por pagar: En el campo Cuenta por pagar se puede ingresar una cuenta por pagar de la cual se toma el monto para cancelar los documentos del cliente seleccionado.
Saldo: En el campo Saldo se debe ingresar el monto correspondiente a la nota de crédito.
Bajo la información de la nota de crédito aparece el botón Guardar. Al guardar la información de la nota el sistema redirige a la sección Editar de la misma. La sección Editar permite modificar la mayoría de los datos ingresados y asignar los montos correspondientes a las facturas y cuentas por cobrar.
Editar nota de crédito#
Una vez la nota de crédito es creada es necesario asignar los montos a cada una de las cuentas y facturas por cobrar disponibles. Además, en la sección Editar es posible modificar los datos generales ingresados en la sección Crear nota de crédito.
Oculto bajo la pestaña Información de la nota se encuentra la información general de la nota de crédito.
En la sección Información del cliente se muestra información útil del cliente de la nota de crédito. Nótese que en esta sección el cliente no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar el cliente, la nota debe ser eliminada.
Con excepción de la cuenta por pagar y el monto, el resto de campos ingresados en la sección Crear nota de crédito son editables.
Cuenta contable(haber): En el campo Cuenta contable(haber) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Haber del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de crédito. El número debe ser diferente a cualquier otra nota registrada para facturas o cuentas por cobrar.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de crédito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la en la que fue registrada la nota de crédito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de crédito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de crédito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Cuenta por pagar: En la sección Cuenta por pagar se muestra información útil de la cuenta por pagar utilizada para cobrar la nota de crédito. Nótese que en esta sección la cuenta por pagar no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar la cuenta por pagar, la nota debe ser eliminada.
Monto máximo: En el campo Monto máximo se muestra el monto máximo que se puede utilizar para cobrar. Nótese que en esta sección el monto no es editable; lo que implica que de existir un error al asignar el monto o seleccionar la cuenta por cobrar, la nota debe ser eliminada.
Para guardar los datos modificados es necesario presionar el botón Guardar ubicado al final de la sección oculta.
Asociar de cuentas y facturas por cobrar a la nota#
Sobre el listado aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre las cuentas o facturas por cobrar, lo que agiliza el acceso sobre estos documentos.
Número: El campo Número filtra los documentos que contengan en su número el texto ingresado.
Fecha de vencimiento desde: El campo Fecha de vencimiento desde filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento posterior a la ingresada.
Fecha de vencimiento Hasta: El campo Fecha de vencimiento hasta filtra los documentos con la fecha de vencimiento anterior a la ingresada.
Al final del buscador se muestran las siguientes opciones :
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de detalles se muestran todas las facturas y cuentas por cobrar del cliente que se encuentren en el estado Listas para cobrar. En el campo monto aplicado se debe ingresar el monto a cobrar. Nótese que la cuenta contable no es editable si el cobro se realiza por medio de una cuenta por pagar.
Sobre los detalles es posible indicar cuanto del saldo de la cuenta o factura que se desea cobrar con la nota. Además se presentan los siguientes botones
El botón Limpiar remueve el monto asignado de todas las cuentas o facturas por cobrar que aparecen en el listado.
El botón Todo asigna el monto de la nota en orden descendente hasta acabar el saldo o se llegue al final del listado de cuentas o facturas por cobrar.
En la sección de montos se muestra el saldo y el total asignado en la nota de crédito.
El botón Buscar y cargar nuevos documentos busca nuevas facturas o cuentas por cobrar registradas posterior a la nota de crédito.
El botón Asiento contable permite crear un asiento contable para la nota de crédito. Si el asiento contable ya existe, el botón redirige al usuario hacia ese asiento.
El botón Finalizar aplica los montos asignados a las facturas y cuentas por cobrar.
El botón Eliminar remueve de forma irreversible la nota de crédito del sistema.
Crear nota de débito#
En la sección Crear nota de débito los usuarios pueden registrar notas de débito para una o varias facturas o cuentas por cobrar de un mismo cliente.
Cliente: En el campo Cliente se indica a cuál cliente está asociada la nota de débito. Además, para mayor información se muestra algunos datos útiles del cliente seleccionado.
Cuenta contable(debe): En el campo Cuenta contable(debe) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Debe del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar la nota de débito.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de débito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la fecha actual, Al terminar el proceso de creación, la fecha se convierte en la fecha de registro de la nota de débito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de débito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de débito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de compra de la fecha ingresada.
Monto: En el campo Monto se debe ingresar el monto correspondiente a la nota de débito.
Bajo la información de la nota de débito aparece el botón Guardar. Al guardar la información de la nota el sistema redirige a la sección Editar de la misma. La sección Editar permite modificar la mayoría de los datos ingresados y asignar los montos correspondientes a las facturas y cuentas por cobrar.
Editar nota de débito#
Una vez la nota de débito es creada es necesario asignar los montos a cada una de las cuentas y facturas por pagar disponibles. Además, en la sección Editar es posible modificar los datos generales ingresados en la sección Registrar nota de débito.
Oculto bajo la pestaña Información de la nota se encuentra la información general de la nota de débito.
En la sección Información del cliente se muestra la información del cliente de la nota de débito.
Nótese que en esta sección el cliente no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar el cliente, la nota debe ser eliminada.
Cuenta contable(debe): En el campo Cuenta contable(debe) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Debe del asiento contable.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar a la nota de débito. El número debe ser diferente a cualquier otra nota registrada para facturas o cuentas por pagar.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente a la nota de débito.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la en la que fue registrada la nota de débito.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida la nota de débito.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de la nota de débito. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de compra de la fecha ingresada.
Para guardar los datos modificados es necesario presionar el botón Guardar ubicado al final de la sección oculta.
En la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado de cuentas y facturas por cobrar, lo que agiliza el acceso sobre estos documentos.
Número: El campo Número filtra los documentos que contengan en su número el texto ingresado.
Fecha de vencimiento desde: El campo Fecha de vencimiento desde filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento posterior a la ingresada.
Fecha de vencimiento Hasta: El campo Fecha de vencimiento hasta filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento anterior a la ingresada.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de detalles se muestran todas las facturas y cuentas por cobrar del proveedor que se encuentren en el estado Listas para cobrar. En el campo monto aplicado se debe ingresar el monto por añadir.
En la sección de montos se muestra el saldo por asignar de la nota y el total asignado en la nota de débito. Cómo el monto ingresado al crear la nota de débito es de referencia, el saldo del mismo modo solo indica la diferencia y permite ingresar un monto mayor.
El botón Buscar y cargar nuevos documentos busca nuevas facturas o cuentas por cobrar registradas posterior a la creación de la nota de débito.
El botón Asiento contable permite crear un asiento contable para la nota de débito. Si el asiento contable ya existe, el botón redirige al usuario hacia ese asiento.
El botón Finalizar aplica los montos asignados a las facturas y cuentas por cobrar.
El botón Eliminar remueve de forma irreversible la nota de débito del sistema.
Listado de notas de crédito/débito#
En Listado de notas de crédito o débito los usuarios tiene acceso a todas las notas de la empresa y a realizar diferentes acciones sobre las mismas.
En la esquina superior derecha aparece un acceso rápido a las opciones Crear nota de débito y Crear nota de crédito respectivamente.
En la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado, lo que agiliza el acceso sobre las diferentes notas de crédito o débito.
Tipo: El campo Tipo filtra las notas según se seleccione Nota de crédito o Nota de débito.
Código: El campo Código filtra las notas que contengan en su código el texto ingresado.
Fecha desde: El campo Fecha desde filtra las notas registradas con la fecha posterior a la ingresada.
Fecha Hasta: El campo Fecha hasta filtra las notas registradas con la fecha anterior a la ingresada.
Estado: El campo Estado filtra las notas por el estado ingresado. Las opciones disponibles son: En proceso y Finalizada.
Cuenta contable: El campo Cuenta contable filtra las notas que utilicen la cuenta contable seleccionada.
Documento de referencia: El campo Documento de referencia filtra las notas con el formato del Ministerio de hacienda que posean como referencia el documento seleccionado.
Cliente: El campo Cliente filtra las notas que pertenezcan al cliente seleccionado.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de cuentas por cobrar aparecen los campos Tipo, Código, Fecha de emisión, Moneda, Monto y Estado, los cuales son necesarios para identificar cada una de las notas.
Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada uno de las cuentas por pagar registradas en la empresa.
Ver#
En la sección Ver se muestra toda la información referente a la nota.
En la información general aparece los datos propios de la nota, los mismos datos ingresados al crear la nota de crédito o débito.
En la sección Cuenta por pagar, aparece la información de la cuenta pagar utilizada cancelar la nota de crédito. Esta sección solo aparece en las notas de crédito que tengan una cuenta por pagar asignada.
En la sección Cliente aparece la información referente al cliente de la nota.
En la sección Asiento contable aparece el acceso al asiento contable de la nota, o de no existir uno, la opción para crear el asiento.
En la sección inferior aparecen los montos asociados a la nota.
En la esquina inferior izquierda, aparece la opción Reabrir la cual devuelve la nota al estado En proceso. Este estado permite nuevamente la edición de la nota.
Editar#
En la sección Editar se permite modificar la información de la nota. La sección mostrada varía según se seleccione una nota de débito o crédito.
Eliminar#
La opción Eliminar remueve la nota seleccionada del sistema. La opción solo aparece disponible si el asiento aún no ha sido contabilizado y mientras la nota se encuentra en proceso. La opción de eliminar es irreversible.