Comprobantes de egreso
Información
Los comprobantes son documentos que cancelan el monto de una cuenta o factura por pagar. En el módulo Comprobantes los usuarios pueden gestionar todos los comprobantes de los documentos por pagar de empresa. La gestión incluye el registro, la edición y la revisión de los comprobantes.
Crear comprobante de egreso#
En la sección Crear comprobante de egreso los usuarios pueden crear un comprobante para facturas o cuentas por pagar de uno o varios proveedores.
Proveedor: En el campo Proveedor se indica a cuál proveedor está asociado el comprobante. Además, para mayor información se muestra algunos datos útiles del proveedor seleccionado. Si no se indica un proveedor el comprobante puede aplicar el monto sobre cuentas o facturas de diferentes proveedores.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar el comprobante de egreso. El código debe ser diferente a cualquier otro comprobante registrado.
Tipo de egreso: En el campo Tipo de egreso se puede ingresar el método de pago utilizado asociado al comprobante. Las opciones disponibles son: Efectivo, Tarjeta, Cheque, Transferencia/Depósito bancario, Recaudado por terceros y Otros.
Moneda: En el campo Moneda se debe ingresar la moneda asociada al comprobante de egreso. Si la moneda del comprobante difiere de alguno de los documentos, el sistema realiza la conversión con el tipo de cambio ingresado y muestra el saldo del documento en la moneda del comprobante.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente al comprobante de egreso.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la fecha actual, Al terminar el proceso de creación, la fecha se convierte en la fecha de registro del comprobante de egreso.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida el comprobante.
Número de documento: En el campo Número de documento se puede ingresar el número del documento asociado comprobante de egreso.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante de egreso. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Monto: En el campo Monto se debe ingresar el monto correspondiente al comprobante de egreso.
Cuenta contable(debe): En el campo Cuenta contable(debe) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Debe del asiento contable.
Bajo la información del comprobante de egreso aparece el botón Guardar. Al guardar la información del comprobante el sistema redirige a la sección Editar del mismo. La sección Editar permite modificar la mayoría de los datos ingresados y asignar los pagos correspondientes a las facturas y cuentas por pagar. Editar comprobante de egreso
Una vez el comprobante de egreso es creado es necesario asignar los montos a cada una de las cuentas y facturas por pagar disponibles. Además, en la sección Editar es posible modificar los datos generales ingresados en la sección
Editar comprobante de egreso.#
Oculto bajo la pestaña Información del comprobante se encuentra la información general del comprobante de egreso.
En la sección Información del proveedor se muestra información útil del proveedor del comprobante de egreso. Nótese que en esta sección el proveedor no es editable; lo que implica que de existir un error al seleccionar el proveedor, el comprobante debe ser eliminado.
Con excepción de la moneda y el monto, el resto de campos ingresados en la sección Crear comprobante son editables.
Moneda: En el campo Moneda se muestra la moneda asociada al comprobante de egreso. Si la moneda del comprobante difiere de alguno de los documentos, el sistema realiza la conversión con el tipo de cambio ingresado y muestra el saldo del documento en la moneda del comprobante.
Código: En el campo Código se debe ingresar un número o código para identificar el comprobante de egreso. El código debe ser diferente a cualquier otro comprobante registrado.
Tipo de egreso: En el campo Tipo de egreso se puede ingresar el método de pago utilizado asociado al comprobante. Las opciones disponibles son: Efectivo, Tarjeta, Cheque, Transferencia/Depósito bancario, Recaudado por terceros y Otros.
Observaciones: En el campo Observaciones se puede ingresar algún dato adicional referente al comprobante de egreso.
Fecha de registro: En el campo Fecha de registro se muestra la fecha de registro del comprobante de egreso.
Fecha de emisión: En el campo Fecha de emisión se debe ingresar la fecha en la que fue emitida el comprobante.
Número de documento: En el campo Número de documento se puede ingresar el número del documento asociado comprobante de egreso.
Tipo de cambio: En el campo Tipo de cambio se debe ingresar el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante de egreso. Por defecto, el sistema carga el tipo de cambio de venta de la fecha ingresada.
Monto: En el campo Monto se muestra el monto correspondiente al comprobante de egreso. Si es definido en la configuración de la empresa, este monto no puede ser sobrepasado por el total asignado.
Cuenta contable(debe): En el campo Cuenta contable(debe) se muestra la cuenta contable que el sistema utiliza, por defecto, en el Debe del asiento contable.
Para guardar los datos modificados es necesario presionar el botón Guardar ubicado al final de la sección oculta.
Sobre el listado aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros al listado de cuentas y facturas por pagar, lo que agiliza el acceso sobre estos documentos.
Número: El campo Número filtra los documentos que contengan en su número el texto ingresado.
Moneda: El campo Moneda filtra los documentos registrados en la moneda ingresada.
Fecha de vencimiento desde: El campo Fecha de vencimiento desde filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento posterior a la ingresada.
Fecha de vencimiento hasta: El campo Fecha de vencimiento hasta filtra los documentos registrados con la fecha de vencimiento anterior a la ingresada.
Proveedor: El campo Proveedor filtra los documentos según el proveedor ingresado.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de detalles se muestran todas las facturas y cuentas por pagar del proveedor que se encuentren en el estado Listas para pagar. En el campo monto aplicado se debe ingresar el monto a pagar.
En el botón ubicado bajo la columna Info se muestra la información actual de la factura o cuenta por pagar.
El botón Limpiar remueve el monto asignado de todas las cuentas o facturas por pagar que aparecen en el listado. El botón Todo asigna el monto del comprobante de egreso en orden descendente hasta acabar el saldo o se llegue al final del listado de cuentas o facturas por pagar.
En la sección de montos se muestra el saldo por asignar del comprobante y el total asignado en los diferentes documentos.
El botón Buscar y cargar nuevos documentos busca nuevas facturas o cuentas por pagar registradas posterior a la creación del comprobante.
El botón Asiento contable permite crear un asiento contable para el comprobante de egreso. Si el asiento contable ya existe, el botón redirige al usuario hacia ese asiento.
El botón Finalizar aplica los montos asignados a las facturas y cuentas por pagar.
El botón Eliminar remueve de forma irreversible el comprobante de egreso del sistema.
Listado de comprobantes de egreso#
En Listado de comprobantes de egreso los usuarios tiene acceso a todos los comprobantes de egreso de la empresa y a realizar diferentes acciones sobre los mismos.
En la esquina superior derecha aparece un acceso rápido a la opción Crear comprobante de egreso.
En la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado, lo que agiliza el acceso sobre los diferentes comprobantes de egreso.
Código: El campo Código filtra los comprobantes que contengan en su código el texto ingresado.
Tipo de egreso: El campo Tipo de egreso filtra los comprobantes que utilicen el tipo de egreso seleccionado. Las opciones disponibles son: Efectivo, Tarjeta, Cheque, Transferencia/Depósito bancario, Recaudado por terceros y Otros.
Número de documento: El campo Número de documento filtra los comprobantes que contengan en su número de documento el texto ingresado.
Fecha desde: El campo Fecha desde filtra los comprobantes registrados con la fecha posterior a la ingresada.
Fecha hasta: El campo Fecha hasta filtra los comprobantes registrados con la fecha anterior a la ingresada.
Estado: El campo Estado filtra los comprobantes por el estado ingresado. Las opciones disponibles son: En proceso y Finalizado.
Cuenta contable: El campo Cuenta contable filtra los comprobantes que utilicen la cuenta contable seleccionada.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de comprobantes de egreso aparecen los campos Código, Tipo de egreso, Número de documento Fecha de emisión, Moneda, Monto y Estado, los cuales son necesarios para identificar fácilmente a cada uno de los comprobantes.
Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada uno de los comprobante de egreso registrados en la empresa.
Ver#
En la sección Ver se muestra toda la información referente al comprobante de egreso.
En la información general aparece los datos propios del comprobante, los mismos datos ingresados al crear el comprobante egreso.
En la sección Proveedor aparece la información referente al proveedor del comprobante.
En la sección Asiento contable aparece el acceso al asiento contable del comprobante, o de no existir uno, la opción para crear el asiento.
En la sección inferior aparecen los montos asociados al comprobante.
En la esquina inferior izquierda, aparece la opción Reabrir la cual devuelve el comprobante al estado En proceso. Este estado permite nuevamente la edición del comprobante.
Editar#
En la sección Editar se permite modificar la información del comprobante. La sección mostrada es la misma que Editar comprobante de egreso.
Eliminar#
La opción Eliminar remueve el comprobante de egreso seleccionado del sistema. La opción solo aparece disponible si el asiento aún no ha sido contabilizado y mientras el comprobante se encuentra en proceso. La opción de eliminar es irreversible.