Cuentas contables
Información
En el módulo Cuentas contables se gestionan todas las cuentas contables de la compañía. Existen dos formas de cargar cuentas contables en el sistema: Manual e individualmente, desde la sección Crear cuenta contable; y por medio de una carga masiva desde la sección con el mismo nombre.
Crear cuenta contable#
En la sección Crear cuenta contable se realiza la creación de cuentas contables individual y manualmente. Este método de creación solo se recomienda para actualizar el catálogo contable con pocas cuentas; si se requiere agregar múltiples cuentas se recomienda el uso de Carga masiva de cuentas contables.
Código: En el campo Código se espera el código completo de la cuenta contable. Este campo es único, por lo que el sistema no permite la creación de una cuenta contable si el código fue utilizado en otra cuenta.
Nombre: En el campo Nombre se espera una descripción breve de la cuenta contable.
Cuenta superior: En el campo Cuenta superior se espera la cuenta del nivel superior a la que pertenece la cuenta por registrar.
Moneda: El campo Moneda indica la moneda en la que se encuentran los montos de las cuenta contable por registrar. Por defecto, el campo se carga con la moneda principal de la empresa, definida en la configuración inicial.
Tipo: El campo Tipo indica si la naturaleza de la cuenta contable es Deudora o acreedora.
Notas: En el campo Notas se espera cualquier información adicional referente a la cuenta contable.
Bajo la información de la cuenta contable por registrar aparece el botón Crear. Al crear una cuenta contable el sistema guarda la información ingresada y redirige a la sección Editar de la cuenta, la cual permite modificar cada uno de los datos ingresados.
Listado de cuentas contables#
En Listado de cuentas contables se puede gestionar cada una de las cuentas registradas en la empresa.
En la esquina superior izquierda aparece un acceso rápido a la opción Crear cuenta contable y la opción Descargar, la cual permite descargar el catálogo contable en formato xlsx.
Para facilitar el acceso a cuentas contables específicas, en la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado, lo que facilita la búsqueda sobre las cuentas contables.
Código: El campo Código filtra las cuentas contables según el texto ingresado.
Nombre: El campo Nombre filtra las cuentas contables según el texto ingresado.
Moneda: El campo Moneda filtra las cuentas contables según la moneda seleccionada.
Tipo: El campo Tipo filtra las cuentas contables según según se indique: deudora o acreedora.
Estado: El campo Estado filtra las las cuentas contables por el estado seleccionado.
La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.
La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.
En el listado de cuentas contables aparecen los campos Código, Nombre, Moneda, Tipo y Estado, los cuales son necesarios para identificar fácilmente a cada una de las cuentas contables. Desde el listado es posible activar o desactivar una cuenta contable con solo presionar el botón correspondiente bajo la columna Estado.
Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada una de las cuentas contables registradas en la empresa.
Ver#
En la sección Ver se muestra toda la información referente a la cuenta contable.
Editar#
En la sección Editar se permite modificar toda la información de la cuenta contable. Los campos obligatorios se marcan con un asterisco (*). Los campos utilizados son los mismos de la sección Crear cuenta contable.
Clonar#
La opción Clonar crea una copia a partir de la información de la cuenta contable seleccionada. Al finalizar el proceso, el sistema redirige al usuario hacia la sección Editar de la nueva cuenta contable.
Eliminar#
La opción Eliminar remueve la cuenta contable seleccionada del sistema. La opción solo aparece disponible si la cuenta aún no ha sido utiliza en la elaboración de un asiento contable. La opción de eliminar es irreversible.
Carga masiva de cuentas contables#
En la sección Carga masiva de cuentas contables se permite ingresar un catálogo ya definido por una empresa. En la misma sección aparecen tanto el machote para la carga y el manual que indica cómo se debe llenar el machote.
Una vez el machote es llenado correctamente se debe ingresar en el campo Archivo y enviarlo. Si el machote presenta alguna inconsistencia, el sistema le indica al usuario la línea y el error encontrado en el machote.
Si por el contrario, la información del archivo es válida, se muestra una vista previa con las cuentas contables por ingresar, si el usuario los considera correctos, al presionar el botón Guardar, las cuentas contables se cargan al sistema.