Facturas por cobrar

:::Información El módulo de facturas por cobrar contempla todo el proceso de registro y control de las facturas por pagar de una empresa. Las facturas por cobrar se encuentran en el menú lateral, dentro de Cuentas por cobrar. :::

Crear factura por cobrar#

En la sección Crear factura por cobrar los usuarios pueden registrar las facturas por cobrar de la empresa. Este tipo de carga es manual, es decir, el usuario responsable indica cuales son todos los campos que debe llevar la factura.

Primero se selecciona el cliente al que se registra la factura :

Lo siguiente corresponde a la información general de la factura.

Crear factura por cobrar con facturación electrónica activado

Crear factura por cobrar sin facturación electrónica activada

Crear factura por cobrar con facturación electrónica activada

Vendedor: En el campo Vendedor se puede seleccionar un vendedor para la cuenta por cobrar. Este campo es útil cuando existe pago por comisiones y se debe llevar un registro de los vendedores que realizaron cada venta. El campo solo se muestra cuando la empresa tiene el módulo de Vendedores activo.

Tipo de factura: Este campo sólo estará disponible cuando la factura electrónica se encuentre activada. Permite establecer el tipo de documento que se enviará al Ministerio de Hacienda.

Factura electrónica
Factura electrónica de exportación
Tiquete electrónico
Código de la actividad económica

Este campo sólo está disponible en la facturación electrónica. Se debe indicar la actividad económica principal de la factura. Este campo se carga por defecto con el que se ha establecido en la empresa, pero puede ser cambiado en el momento que se requiera.

Tipo de cambio El tipo de cambio de la factura. El sistema asigna por defecto el tipo de cambio de la fecha de emisión, sin embargo puede ser cambiado por el usuario en caso que se requiera.

Tipo de pago Indica cuál es la condición de pago con la que se registra la factura, puede ser Contado, Crédito, Apartado, entre otros.

Si el tipo de pago es Crédito, se solicitará además, la cantidad de días a las que se dará el crédito.

Medio de pago El medio de pago establece la forma en la que se va a pagar la factura. Por ejemplo Tarjeta, Depósito, etc.

Fecha de emisión La fecha en la que se va a emitir o fue emitida la factura. Esta fecha se imprime en la representación gráfica. Solo aparecerá cuando la factura electrónica se encuentre apagada, ya que cuando se encuentra encendida, la fecha de emisión se asigna de forma automática al momento de emitir la factura.

Fecha de vencimiento Indica la fecha límite para que la factura sea pagada por el cliente. Se calcula en base a la fecha de emisión y el plazo de crédito del cliente. Se puede cambiar según se requiera.

Este campo sólo aparece cuando la factura electrónica se encuentra apagada. Cuando está encendida esta fecha se calcula automáticamente al momento de emitir la factura, y se utiliza el plazo de cliente para hacer el cálculo, o la cantidad de días de crédito si la factura es a crédito.

Observaciones En este campo se puede cargar cualquier información adicional que se requiera. Se imprime en la representación gráfica.

Cuando se llena toda la información se debe pulsar el botón Guardar, para crear la factura en el sistema. Una vez creada la factura, el campo Tipo de factura, no podrá ser cambiado.

Editar Factura por Cobrar#

En la página de edición es donde se indican cuales son los productos o servicios que se van a facturar. Además es posible modificar algunos datos de la información de la factura.

Editar información de la factura Para editar la información de la factura se utiliza la sección localizada en la parte superior de la página de edición, la cual tiene como título Información de la factura.

Cuando se pulsa la flecha hacia abajo, se muestra la información que se puede modificar.

Se puede cambiar el cliente, en cuyo caso se mostrará una advertencia si la moneda del nuevo cliente difiere del original.

Se pueden modificar las fechas (si se trabaja sin factura electrónica), el tipo de cambio, medio de pago, entre otros.

También es posible asignar nuevos vendedores a la factura, en caso que la comisión de la misma se tenga que repartir entre varios vendedores. Para ello es necesario pulsar el botón Asignar vendedores

Basta con seleccionar el vendedor, e indicar cual es el porcentaje de la comisión que le corresponde. El total de los porcentajes debe ser menor o igual a 100%.

Agregar productos a la factura

Para agregar productos a la factura se utiliza la sección, localizada al medio de la página, llamada Agregar producto o servicio, donde se solicita la información de cada uno de los productos. Cada producto debe incluirse en la factura uno por uno, llenado los campos obligatorios y aquellos opcionales que se necesiten.

En la parte superior se muestra el campo código del producto, seguido por su botón Cargar. Si se conoce el código del producto, se puede digitar en este campo y pulsar el botón Cargar, con lo cual el sistema cargará los datos del producto asociados a dicho código.

Sí se desconoce el código, se puede utilizar la opción de búsqueda de productos, mediante el botón Buscar productos, que muestra una sección para consultar los productos de venta que se han registrado en el sistema y que se pueden facturar. Además cuenta con la posibilidad de hacer filtros por algunos de sus campos.

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Cuando se selecciona un producto por alguno de los medios indicados anteriormente, y se cuenta con el módulo de Inventario activado, se generará un Egreso de inventario cuando se termine el proceso de facturación.

El uso de los campos anteriores es opcional, ya que se puede empezar a llenar la información sin necesidad de seleccionar algún producto.

Los campos a llenar son los que se muestran a continuación.

Código

Indica el código interno del producto, en caso que se utiliza.

Código comercial

Indica el código comercial del producto emitido por una entidad gubernamental, por ejemplo el Ministerio de Hacienda.

Tipo

Indica si se factura un Servicio o una Mercancía.

Cantidad

Un dato numérico referente a la cantidad de productos de ese tipo que se van a facturar.

Precio

Un dato numérico referente al precio unitario del producto a facturar.

Unidad

Indica la unidad de medida del producto. Está determinado por el tipo de producto que se va a facturar.

Partida arancelaria

En caso que se tenga facture una mercancía y esta deba incluir el número de partida arancelaria, se debe hacer en este campo.

Descripción

El nombre del producto o la descripción que corresponda al mismo.

Descuento

Porcentaje de descuento que se aplica al producto. Este es el descuento principal, después se pueden agregar hasta 4 descuentos más.

Naturaleza del descuento

Si se elige descuento, se debe indicar la razón por la que se realizó el descuento

IVA

Indica que tipo de Impuesto de Valor Agregado (IVA) tiene el producto. Existen varios tipos :

No : Indica que el producto no tiene IVA IVA : Indica que el producto lleva IVA IVA (cálculo especial) : Indica que el producto lleva IVA y que se utiliza la base imponible para su cálculo IVA Régimen de Bienes Usados (Factor) : Indica que el producto lleva IVA y que el cálculo se realiza en base al Factor IVA. Tarifa

Indica que tarifa de IVA lleva el producto. Es una de las siguientes :

Tarifa 0% (Exento) Tarifa reducida 1% Tarifa reducida 2% Tarifa reducida 4% Transitorio 0% Transitorio 4% Transitorio 8% Tarifa general 13% Base imponible

Este campo solamente aparece cuando se selecciona IVA (cálculo especial y consiste en el monto total sobre el cual se debe calcular el monto del IVA.

Cuando se selecciona el tipo de IVA IVA Régimen de Bienes Usados (Factor), este campo pasa a llamarse Factor IVA, y determina el factor sobre el cual se debe hacer el cálculo del monto del IVA

Exonerar

En caso que el IVA tenga alguna exoneración se debe indicar seleccionando este campo.

Tipo de documento

Indica cuál es el tipo de documento que avala la exoneración del producto.

Número del documento

Número del documento de la exoneración.

Nombre de la institución

Nombre de la institución que emite la exoneración.

Fecha de emisión del documento

Fecha en la que se emitió el documento de exoneración.

% Exonerado

Es el porcentaje del impuesto, en este caso del IVA, que se va a exonerar.

Otros descuentos y otros impuestos

Además de las opciones anteriores, es posible cargar más impuestos y más descuentos según sea el caso. Es posible cargar hasta 4 descuentos adicionales al mostrador anteriormente, y es posible agregar varios impuestos extras distintos al IVA.

Para asignar más descuentos es necesario pulsar el botón Agregar otros descuentos, el cual muestra la ventana en la que que se ingresa la información de cada uno de los descuentos extra. De igual forma que en el descuento principal, se deben completar dos campos, el porcentaje de descuento a aplicar y la razón del mismo.

Cuando se carga toda la información, solo es necesario pulsar el botón Agregar para que el descuento quede ligado al detalle.

Es importante mencionar que la sumatoria de todos los descuentos, incluyendo el descuento principal, no puede ser mayor al 100%.

Para agregar un impuesto adicional al IVA al detalle de la factura, se debe pulsar el botón Agregar otros impuestos. Se muestra una ventana en la que se solicita la información básica del impuesto, tipo y tarifa, y permite también exonerar si se requiere. Cuando se ha agregado la información solicitada, sólo es necesario pulsar el botón Agregar para que el impuesto quede ligado al detalle.

Un tipo específico de impuesto solo se puede agregar una vez por detalle.

Cuenta contable

Si el usuario que ingresa las facturas conoce sobre la contabilidad de la empresa y tiene los permisos para ingresar los datos, en el campo Cuenta contable puede ingresar la cuenta a la que referencia el detalle particular en el asiento contable. Por defecto, la cuenta contable se carga con la información del producto o servicio seleccionado.

En el listado de productos o servicios se muestran todos los detalles asignados a la factura. Además, se puede modificar la información suministrada, así como eliminar los detalles de ser necesario.

Bajo el listado de productos o servicios aparece el desglose de la factura y la opción para agregar otros cargos adicionales.

Al final de la sección aparecen una serie de botones con acciones para la factura. Las opciones disponibles son: crear un asiento contable, visualizar previamente la factura, enviar al Ministerio de Hacienda para su verificación y eliminar la factura.

Registrar factura por cobrar desde XML Además de registrar facturas manualmente, el sistema permite registrar facturas por cobrar emitidas a la empresa utilizando únicamente el archivo XML de la factura. Para cargar la factura basta con cargar el archivo y presionar el botón Cargar XML.

Una vez que se carga el archivo, si la factura es válida, se mostrará una vista previa con la información de la factura y la opción de modificar el tipo de cambio.

Si la factura es válida, basta con presionar el botón Registrar factura para finalizar el proceso de registro.

Listado de facturas por cobrar En Listado de facturas por cobrar los usuarios tienen acceso a todas las facturas de la empresa y a realizar diferentes acciones sobre las mismos.

En la esquina superior derecha aparece un acceso rápido a la opción Crear factura.

En la parte superior izquierda aparece la opción que habilita el buscador. Este buscador realiza diferentes filtros sobre el listado, lo que agiliza el acceso sobre las diferentes facturas por cobrar.

Número/Consecutivo:

El campo Número/Consecutivo filtra las facturas que contengan en su número o consecutivo el texto ingresado.

Estado:

El campo Estado filtra las facturas por el estado seleccionado. Las opciones disponibles son: En Proceso, Pendiente de cobro, Cobrada, Anulada e Inválida.

Fecha de registro inicio:

El campo Fecha de registro inicio filtra las facturas registradas con la fecha posterior a la ingresada.

Fecha de registro fin:

El campo Fecha de registro fin filtra las facturas registradas con la fecha anterior a la ingresada.

Fecha de emisión inicio:

El campo Fecha de emisión inicio filtra las facturas emitidas posteriormente a la fecha ingresada.

Fecha de emisión fin:

El campo Fecha de emisión fin filtra las facturas emitidas anteriormente a la fecha ingresada.

Fecha de vencimiento inicio:

El campo Fecha de vencimiento inicio filtra las facturas con fecha de vencimiento posterior a la ingresada.

Fecha de vencimiento fin:

El campo Fecha de vencimiento fin filtra las facturas con fecha de vencimiento anterior a la ingresada.

Cliente:

El campo Cliente filtra las facturas emitidas al cliente seleccionado.

Cuenta contable:

El campo Cuenta contable filtra las facturas que utilicen la cuenta contable seleccionada.

Asiento contable:

El campo Asiento contable filtra la factura con el asiento contable ingresado.

La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.

La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.

En el listado de facturas por cobrar aparecen los campos Info, Número/Consecutivo, Cliente, Fecha de registro, Fecha de emisión, Fecha de vencimiento, Moneda, Monto, Estado y Notas.

Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada una de las facturas registradas en la empresa.

Ver En la sección Ver se muestra toda la información referente a las facturas por cobrar.

En la información general aparece los datos propios de la factura, los mismos datos ingresados al crear la factura.

En la sección Cliente aparece la información referente al cliente de la factura.

En la sección Asiento contable aparece el acceso al asiento contable de la factura, o de no existir uno, la opción para crear el asiento.

En el listado de detalles aparece la información de cada una de las líneas de la factura.

En la sección inferior aparece el desglose de los montos de la factura, así como los otros cargos registrados.

Editar En la sección Editar se permite modificar la información de la factura. La sección mostrada es la misma que Editar factura.

Eliminar La opción Eliminar remueve la factura por cobrar seleccionada del sistema. La opción solo aparece disponible si el asiento aún no ha sido contabilizado y mientras la factura se encuentre en proceso. La opción de eliminar es irreversible.

Listado de facturas emitidas En Listado de facturas emitidas aparecen todas las facturas de la empresa emitidas al Ministerio de Hacienda.

Número/Consecutivo:

El campo Número/Consecutivo filtra las facturas que contengan en su número o consecutivo el texto ingresado.

Estado:

El campo Estado filtra las facturas por el estado seleccionado. Las opciones disponibles son: Enviada al Ministerio de Hacienda, Aprobada y Rechazada.

Fecha de emisión inicio:

El campo Fecha de emisión inicio filtra las facturas emitidas posteriormente a la fecha ingresada.

Fecha de emisión fin:

El campo Fecha de emisión fin filtra las facturas emitidas anteriormente a la fecha ingresada.

Cliente:

El campo Cliente filtra las facturas emitidas al cliente seleccionado.

Cuenta contable:

El campo Cuenta contable filtra las facturas que utilicen la cuenta contable seleccionada.

La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.

La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.

En el listado de facturas por cobrar aparecen los campos Info, Consecutivo, Cliente, Fecha de emisión, Moneda, Monto y Estado.

Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada una de las facturas emitidas por la empresa.

Información referente a las facturas por cobrar.

Documentos de la factura descargables. PDF y XML.

Enviar documentos por correo electrónico.

Crear nota de débito o crédito y anular.

Listado de facturas para enviar en contingencia En Listado de facturas para enviar en contingencia aparecen todas las facturas de la empresa enviadas al Ministerio de Hacienda que por algún motivo no han sido recibidas.

Número/Consecutivo:

El campo Número/Consecutivo filtra las facturas que contengan en su número o consecutivo el texto ingresado.

Fecha de emisión inicio:

El campo Fecha de emisión inicio filtra las facturas emitidas posteriormente a la fecha ingresada.

Fecha de emisión fin:

El campo Fecha de emisión fin filtra las facturas emitidas anteriormente a la fecha ingresada.

Cliente:

El campo Cliente filtra las facturas emitidas al cliente seleccionado.

Cuenta contable:

El campo Cuenta contable filtra las facturas que utilicen la cuenta contable seleccionada.

La opción Limpiar remueve todos los filtros realizados sobre el listado.

La opción Buscar realiza los filtros ingresados sobre el listado.

En el listado de facturas por cobrar aparecen los campos Info, Consecutivo, Cliente, Fecha de emisión, Moneda y Monto.

Bajo la columna Acciones aparecen diferentes opciones disponibles para cada una de las facturas en contingencia.

Información referente a las facturas por cobrar.

Documento en formato PDF de contingencia. No es válido para el Ministerio de Hacienda.

Reenviar documento al Ministerio de Hacienda.