Facturas por pagar
Información
El módulo de facturas por pagar contempla todo el proceso de registro y control de las facturas por pagar de una empresa. Las facturas por pagar se encuentran en el menú lateral, dentro de Cuentas por pagar, y las opciones disponibles son las siguientes :
Registrar factura por pagar#
En la sección Registrar factura por pagar los usuarios pueden registrar las facturas por pagar de la empresa. Este tipo de carga es manual, es decir, el usuario responsable indica cuales son todos los campos que debe llevar la factura.
Primero se selecciona el proveedor al que se registra la factura:
Luego de seleccionar al proveedor se debe ingresar la información general de la factura.
Tipo de factura: El campo Tipo de factura permite establecer el tipo de factura por registrar. Las opciones disponibles son:
- Importación
- Compra
- Adelanto
- Factura electrónica de compra (Ministerio de Hacienda)
Código de la actividad económica El campo Código de la actividad económica indica la actividad económica principal de la factura.
Tipo de cambio El campo Tipo de cambio contiene el tipo de cambio registrado en la factura. Por defecto, se carga el tipo de cambio de la fecha de emisión de la factura.
Tipo de pago El campo Tipo de pago Indica cuál es la condición de pago con la que se registra la factura, puede ser Contado, Crédito, Apartado, entre otros.
Si el tipo de pago es Crédito, se solicitará además, la cantidad de días a las que se dará el crédito.
Medio de pago El campo Medio de pago establece la forma en la que se va a pagar la factura. Por ejemplo Tarjeta, Depósito, etc.
Observaciones El campo Observaciones indica cualquier información adicional de la factura.
Fecha de emisión El campo Fecha de emisión indica la fecha en la cual fue emitida la factura. Esta fecha se imprime en la representación gráfica.
Fecha de vencimiento El campo Fecha de vencimiento indica la fecha en la cual vence el plazo de la factura.
Impuesto de consumo El campo Impuesto de consumo contiene el monto de la factura correspondiente a impuestos de consumo. El dato se utiliza únicamente como referencia.
Impuesto de venta El campo Impuesto de venta contiene el monto de la factura correspondiente a impuestos de venta. El dato se utiliza únicamente como referencia.
Otros cargos El campo Otros cargos contiene el monto de la factura correspondiente a otros cargos. El dato se utiliza únicamente como referencia.
Bajo la información de la factura por pagar aparece el botón Guardar. Al guardar la información de la factura el sistema redirige a la sección Editar, la cual permite modificar cada uno de los datos ingresados y añadir las líneas de la factura.
Editar Factura por Pagar#
En la página de edición es donde se indican cuales son los productos o servicios facturados. Además es posible modificar algunos datos de la información de la factura.
Editar información de la factura#
Para editar la información de la factura se utiliza la sección localizada en la parte superior de la página de edición, la cual tiene como título Información de la factura.
Cuando se pulsa la flecha hacia abajo, se muestra la información que se puede modificar.
Se puede cambiar el cliente, en cuyo caso se mostrará una advertencia si la moneda del nuevo cliente difiere del original.
Se pueden modificar las fechas, el tipo de cambio, medio de pago, entre otros.
Agregar productos a la factura#
Para agregar productos a la factura se utiliza la sección localizada al medio de la página llamada Agregar producto o servicio. En esta sección se solicita la información de cada uno de los productos. Cada producto debe incluirse en la factura uno por uno, llenado los campos obligatorios y aquellos opcionales que se necesiten.
En la parte superior se muestra el campo código del producto, seguido por su botón Cargar. Si se conoce el código del producto, se puede digitar en este campo y pulsar el botón Cargar, con lo cual el sistema cargará los datos del producto asociados a dicho código.
Sí se desconoce el código, se puede utilizar la opción de búsqueda de productos, mediante el botón Buscar productos, que muestra una sección para consultar los productos de venta que se han registrado en el sistema y que se pueden facturar. Además cuenta con la posibilidad de hacer filtros por algunos de sus campos.
El uso de los campos anteriores es opcional, ya que se puede empezar a llenar la información sin necesidad de seleccionar algún producto.
Código CABYS Indica el código CABYS ( código del Catálogo de Bienes y Servicios ) proporcionado por el Banco Central de Costa Rica y utilizado por el Ministerio de Hacienda. Este código se debe colocar para cada detalle y dependerá del producto vendido en el detalle.
Código comercial Indica el código comercial del producto emitido por una entidad gubernamental, por ejemplo el Ministerio de Hacienda.
Tipo Indica si se registra un servicio o una mercancía.
Cantidad Un dato numérico referente a la cantidad de productos por registrar.
Precio unitario Un dato numérico referente al precio unitario del producto por registrar.
Unidad Indica la unidad de medida del producto. Está determinado por el tipo de producto que se va a registrar.
Partida arancelaria En caso se haya registrado una mercancía y esta deba incluir el número de partida arancelaria, se debe hacer en este campo. Este campo sólo aplica en las facturas electrónicas de exportación.
Descripción El nombre del producto o la descripción que corresponda al mismo.
Descuento Porcentaje de descuento que se aplica al producto. Este es el descuento principal, después se pueden agregar hasta 4 descuentos más.
Naturaleza del descuento Si se tiene un descuento, se debe indicar la razón por la que se realizó el descuento.
IVA Indica que tipo de Impuesto de Valor Agregado (IVA) tiene el producto. Existen varios tipos :
- No : Indica que el producto no tiene IVA
- IVA : Indica que el producto lleva IVA
- IVA (cálculo especial) : Indica que el producto lleva IVA y que se utiliza la base imponible para su cálculo
- IVA Régimen de Bienes Usados (Factor) : Indica que el producto lleva IVA y que el cálculo se realiza en base al Factor IVA.
Tarifa Indica que tarifa de IVA lleva el producto. Es una de las siguientes :
- Tarifa 0% (Exento)
- Tarifa reducida 1%
- Tarifa reducida 2%
- Tarifa reducida 4%
- Transitorio 0%
- Transitorio 4%
- Transitorio 8%
- Tarifa general 13%
Base imponible Este campo solamente aparece cuando se selecciona IVA (cálculo especial y consiste en el monto total sobre el cual se debe calcular el monto del IVA.
Cuando se selecciona el tipo de IVA IVA Régimen de Bienes Usados (Factor), este campo pasa a llamarse Factor IVA, y determina el factor sobre el cual se debe hacer el cálculo del monto del IVA
Exonerar En caso que el IVA tenga alguna exoneración se debe indicar seleccionando este campo.
Tipo de documento Indica cuál es el tipo de documento que avala la exoneración del producto.
Número del documento Número del documento de la exoneración.
Nombre de la institución Nombre de la institución que emite la exoneración.
Fecha de emisión del documento Fecha en la que se emitió el documento de exoneración.
% Exonerado Es el porcentaje del impuesto, en este caso del IVA, que se va a exonerar. Es un valor entre 1 y 13 que indica cuántos puntos de impuesto se van a exonerar. No debe ser mayor al porcentaje del impuesto.
Otros descuentos y otros impuestos Además de las opciones anteriores, es posible cargar más impuestos y más descuentos según sea el caso. Es posible cargar hasta 4 descuentos adicionales al mostrador anteriormente, y es posible agregar varios impuestos extras distintos al IVA.
Para asignar más descuentos es necesario pulsar el botón Agregar otros descuentos, el cual muestra la ventana en la que que se ingresa la información de cada uno de los descuentos extra. De igual forma que en el descuento principal, se deben completar dos campos, el porcentaje de descuento a aplicar y la razón del mismo.
Cuando se carga toda la información, solo es necesario pulsar el botón Agregar para que el descuento quede ligado al detalle.
Es importante mencionar que la sumatoria de todos los descuentos, incluyendo el descuento principal, no puede ser mayor al 100%.
Para agregar un impuesto adicional al IVA al detalle de la factura, se debe pulsar el botón Agregar otros impuestos. Se muestra una ventana en la que se solicita la información básica del impuesto, tipo y tarifa, y permite también exonerar si se requiere. Cuando se ha agregado la información solicitada, sólo es necesario pulsar el botón Agregar para que el impuesto quede ligado al detalle.
Un tipo específico de impuesto solo se puede agregar una vez por detalle.
Cuenta contable
Si el usuario que ingresa las facturas conoce sobre la contabilidad de la empresa y tiene los permisos para ingresar los datos, en el campo Cuenta contable puede ingresar la cuenta a la que referencia el detalle particular en el asiento contable. Por defecto, la cuenta contable se carga con la información del producto o servicio seleccionado.
Selección del código CABYS. Al momento de registrar un detalle de una factura por pagar, es posible mostrar el buscador del código CABYS utilizando el botón
Se mostrará el buscador donde se podrá filtrar por nombre o por categoría, y seleccionar alguno para asignarlo al detalle por agregar.
En el listado de productos o servicios se muestran todos los detalles asignados a la factura. Además, se puede modificar la información suministrada, así como eliminar los detalles de ser necesario.
Bajo el listado de productos o servicios aparece el desglose de la factura y la opción para agregar otros cargos adicionales.
Al final de la sección aparecen una serie de botones con acciones para la factura. Las opciones disponibles son: procesar para pago, crear un asiento contable, y eliminar la factura.